Protokoll 01/24
PROTOKOLL 01/24
KARLSØY FELLESRÅD/MENIGHETSRÅD
Tid: Torsdag 18. januar 2024 kl. 09.00 – 15.00
Sted: Øyriket, Rådhuset
Innkalt: Kjetil Olsen, Marie Bull, Wiggo Klingenberg, Marit Workinn, Elsa Knutsen, Randi Thomassen, Asle Cebakk, Inger Torill Lindrupsen, Leif Bremer og Marit Sirevåg.
Vara: Wenche Ditlefsen, Grete Lind, Irene Larsen, Elin Nina S. Lockertsen, Kurt Johnny Andersen.
Fremmøtte: Kjetil Olsen, Marie Bull, Wiggo Klingenberg, Marit Workinn, Elsa Knutsen, Asle Cebakk, Inger Torill Lindrupsen, Leif Bremer og Wenche Ditlefsen.
Meldt forfall: Randi Thomassen Vara: Wenche Ditlefsen
Fra kommunen: Marit Sirevåg Vara: Ingen
Møteleder: Kjetil Olsen Sekretær: Annie Aune
Deltakelse: Alle fremmøtte deltok på hele møtet, med unntak av Leif Bremer som forlot møtet etter sak 11/24.
SAKSLISTE:
F-sak 01/24: Godkjenning av protokoll fra møtet 05.10.23
F-sak 02/24: Foreløpig budsjett 2024
F-sak 03/24: Satser i Karlsøy sokn
F-sak 04/24: Oppmerksomhets- og erkjentlighetsgaver til ansatte
F-sak 05/24: Orienteringer og referater
F-sak 06/24: Opplæringsplan for det nyvalgte rådet
M-sak 07/24: Bevilgning av offer 2024, 1. halvår
M-sak 08/24: Diakoniutvalg
M-sak 09/24: Aktivitetsplan 2024, 1 halvår
M-sak 10/24: «Vår soknekirke»
F-sak 11/24: Arbeidsgruppe for å kartlegge arbeidet som må gjøres på alle våre kirker og kirkegårder
F-sak 12/24: Sak unntatt offentlighet Jfr.§ 13 Offentlighetsloven
F-sak 13/24: Eventuelt
Protokoll sendt: Medlemmer og varamedlemmer i FR, ordfører, kommunedirektør, domprost og NH-biskop.
F-sak 01/24: Godkjenning av protokoll fra møtet 05.10.23
Vedlegg: Protokoll fra møtet 05.10.23.
Protokollen er tidligere utsendt og legges frem for godkjenning.
Vedtak enstemmig: Protokollen godkjennes.
F-sak 02/24: Foreløpig budsjett 2024
Vedlegg:
Forslag til foreløpig driftsbudsjett 2024.
Forslag til foreløpig investeringsbudsjett 2024
Saksutredning:
Driftsbudsjett 2024 er lagt opp etter følgende rammer:
Karlsøy kommune kr. 2 058 880,-
Renter kr. 5 000,-
Sum kr. 2 063 880,-
Menighetsrådets foreløpige budsjett er satt opp i balanse med forventede inntekter og utgifter.
Det endelige budsjettet vedtas i fellesrådsmøte som avholdes i mars, når vi har fått det fullstendige regnskapet fra økonomiavdelingen i kommunen – noe vi får i månedsskiftet februar/mars.
Investeringsbudsjett 2024 omfatter pålagt kjøp av andeler for kr. 10 000,- i KLP, kr. 371 000,- til montering av varmepumper, kr. 1 750 000,- til Ringvassøy gravlund og kr. 350 000,- til bygging av HC-toalett i Sengskroken kirke.
Kirkevergens forslag til vedtak:
Forslag til foreløpig driftsbudsjett 2024 godkjennes.
Forslag til foreløpig investeringsbudsjett 2024 godkjennes.
Vedtak enstemmig: Foreløpig driftsbudsjett 2024 godkjennes.
Foreløpig investeringsbudsjett 2024 godkjennes.
F-sak 03/24: Satser i Karlsøy sokn
Saksutredning: Satsene på utensokns tjenester og andre tjenester har vært uendret siden 2016.
Det er derfor ønskelig at satsene oppjusteres fra 2024.
Vedtaket fra 2016 er følgende:
NYE SATSER I KARLSØY SOKN FRA 1. JULI 2016.
På grunn av kirkas anstrengte økonomi ble det i F-sak 04/16 på møtet den 29. februar i år vedtatt nye satser for utensokns tjenester m.m..
(dagens satser i parentes):
1. Økning av utensokns tjenester.
Gravlegging, utensokns kr. 5 000,- (kr. 3 000,-)
Urnenedsetting, utensokns kr. 2 000,- (kr. 1 000,-)
Vielser, kirkerom, utensokns kr. 3 000,- (kr. 2 000,-)
Vielser, sakristi, utensokns kr. 1 000,- (kr. 500,-)
Annen kirkelig seremoni, utensokns kr. 2 000,- (kr. 1 000,-)
Annen kirkelig seremoni, ikke medl. Kr. 2 000,- (kr. 1 000,-)
Leie av kirkerom, inntektsbringende kr. 1 500,- (kr. 1 000,-)
Leie av kirkerom, ikke inntektsbr. Kr. 1 000,- (kr. 500,-)
Leie av menighetssal kr. 750,- (kr. 500,-)
2. Innføring av nye avgifter.
Vielser på lørdager kr. 1 000,-
Organist, kirkelig seremoni, ikke medl. Kr. 2 500,-
Kirkevergens forslag til vedtak:
Følgende satser vedtas:
NYE SATSER I KARLSØY SOKN FRA 01.02.2024.
1. Økning av utensokns tjenester.
Gravlegging, utensokns kr. 6 000,- (kr. 5 000,-)
Urnenedsetting, utensokns kr. 3 000,- (kr. 2 000,-)
Vielser, kirkerom, utensokns kr. 3 500,- (kr. 3 000,-)
Vielser, sakristi, utensokns kr. 1 500,- (kr. 1 000,-)
Annen kirkelig seremoni, utensokns kr. 3 000,- (kr. 2 000,-)
Annen kirkelig seremoni, ikke medl. Kr. 2 000,- (kr. 1 000,-)
Leie av kirkerom, inntektsbringende kr. 2 000,- (kr. 1 000,-)
Leie av kirkerom, ikke inntektsbr. Kr. 1 500,- (kr. 1 000,-)
Leie av menighetssal kr. 1 000,- (kr. 750,-)
Vielser på lørdager kr. 1 500,- (kr. 1 000,-)
Organist, kirkelig seremoni, ikke medl. Kr. 6 000,- (kr. 2 500,-)
Vedtak enstemmig: Kirkevergens forslag godkjennes som framlagt.
F-sak 04/24 Oppmerksomhets- og erkjentlighetsgaver til ansatte
Vedlegg: Forslag til oppmerksomhets- og erkjentlighetsgaver til ansatte
Saksutredning: Det foreligger ingen oversikt over oppmerksomhets- og erkjentlighetsgaver til ansatte i Karlsøy kirkelige fellesråd. For å få gode og rettferdige rutiner på dette, har kirkevergen laget et forslag til behandling i fellesrådet.
Kirkevergens forslag til vedtak: Forslag til Oppmerksomhets- og erkjentlighetsgaver til ansatte vedtas som framlagt.
Vedtak enstemmig: Kirkevergens forslag til Oppmerksomhets- og erkjentlighetsgaver til ansatte vedtas som framlagt.
F-sak 05/24: Orienteringer og referater
Au-protokoller 03/23, 04/23 og 01/24
Gudstjenestelisten 1. halvår 2024
Afrika nyhetsbrev 2023 (se vedlegg) Elsa orienterer om prosjektet.
Protokoll fra ungdomstinget (se vedlegg).
Ungdomsrådet hadde et fint ungdomsting i Harstad i november, med 10 delegater + ungdomsrådet. De oppfordrer oss til å snakke varmt om ungdomsdemokratiet i kirken og oppfordre ungdom til deltakelse på ungdomstinget. De kommer tilbake med dato og sted for neste års ungdomsting ut på nyåret.
Brev om ny bevarings- og kassasjonsplan for papirarkiver for lokale enheter i Den norske kirke – prosjekt for nasjonal avleveringsplan (se vedlegg).
Rådsopplæring i Tromsø tirsdag 13. februar. De som er påmeldt er følgende: Kjetil, Marie, Marit W., Elsa, Randi, Inger, Irene, Elin, Marit S. og Annie.
Kurset avholdes på Scandic ishavshotellet i tidsrommet kl. 16.00 – 21.00. Det serveres middag til alle deltakerne kl. 16.00. Undervisningen starter kl. 17.00. Enkel servering ca. kl. 19.00.
Årsstatistikk for Den norske kirke 2023 (se vedlegg).
Sokneprest i Karlsøy sokn, oppdatering om situasjonen.
Brev fra Marit Sirevåg om gudstjeneste på julaften i Sengskroken kirke (se vedlegg). Saken vil bli satt opp til behandling på et senere møte.
Vi har fått kr. 350 000,- til å bygge HC-toalett i Sengskroken kirke. Kirkevergen har snakket med kommunens driftsavdeling, en av deres ingeniører skal tegne HC-toalettet til oss samt bidra i prosessen videre.
Vedtak enstemmig: Tatt til orientering.
F-sak 06/24: Opplæringsplan for det nyvalgte menighetsrådet
Saksutredning: Opplæringsplanen består av to deler. Første delen skal foregå lokalt og kirkevergen er ansvarlig for gjennomføringen. Andre delen går i regi av KA og finner sted for Tromsø domprosti, som vi er en del av, i Tromsø 13. februar 2024. Første delen gjennomføres på møte 01/24 av kirkevergen.
Vedtak enstemmig: Tatt til orientering.
M-sak 07/24: Bevilgning av offer 2024 – 1. halvår
Vedlegg: Søknader om ofring 2024
Utkast til ofringer 2024, 1. halvår
Saksutredning: I tillegg til «oversikt over organisasjonene som er med i årets offersøknadsutsendelse» har vi fått inn offersøknader fra Aksjon Kamerun, vid – vitenskapelige høgskole og TjN – Tax Justice Norge.
Kirkevergens forslag er satt opp ut fra følgende:
Karlsøy kirkelige fellesråd har som kjent en veldig stram økonomi, det er derfor viktig at et flertall av ofringene går til egen virksomhet for å kunne ha et godt barne- og ungdomsarbeid (konfirmantarbeid) samt diakoniarbeid (KOS-treffene).
Kirkeforeningene gjør en veldig viktig jobb, det er derfor ønskelig at de skal få 3 ofringer hver i 2024, en ofring i 1. halvår og to ofringer i 2. halvår.
Karlsøy kirke har bare en gudstjeneste i året, der ofringen går til Karlsøy kirkes vel. Det samme gjelder Helgøy kirke, der ofringen går til Helgøy kirkes vel.
Nordeidet bedehus har to eller 3 gudstjenester i 2024, der ofringene går til bedehuset.
Karlsøy menighet har støttet Aksjon Kamerun gjennom ofringer i flere år. Elsa Knutsen leder prosjektet og informerer både menigheten og fellesrådet med jevne mellomrom om prosjektet. Det er satt opp tre ofringer til prosjektet frem til sommeren.
Kirkevergens forslag til vedtak:
Ofringer 1. halvår 2024 vedtas som framlagt.
Vedtak enstemmig: Kirkevergens forslag til ofringer 1. halvår 2024 vedtas som framlagt.
M-sak 08/24: Diakoniutvalg
Saksutredning: Er det ønskelig at vi prøver å få satt ned et diakoniutvalg i Karlsøy sokn? Saken har tidligere vært behandlet av det avgåtte menighetsrådet i M-sak 35/22, M-sak 43/22 og M-sak 11/23.
Menighetsrådet må diskutere hvordan vi skal lande denne saken.
M-sak 35/22: Diakoniutvalg
Et diakoniutvalg skal arbeide med ulike tilbud. Under er en liste med noe vi har og noe vi bør ha.
DIAKONALE TILBUD OG MENIGHETSARBEID
Hvilke typer diakonale tilbud eller menighetsarbeid har vi/bør vi ha i menigheten?
- Tilbud om sjelesorg og samtaler med prest.
- Faste andakter på institusjoner for eldre (Her har vi KOS, gudstjeneste i danseteltet, gudstjeneste på Vannvåg bosenter).
- Deltakelse på Kirkens nødhjelps fasteaksjon (konfirmanter, men trengs personer til å være til stede denne kvelden.)
- Ofringer til lokalt og internasjonalt diakonalt arbeid i gudstjenesten.
- Matservering til konfirmantene før undervisning.
- Høytidsvandringer for barn og ungdommer i kirka (her har vi hvert år invitert skolen til skolebesøk).
- Organisert samvær etter søndagens gudstjenester (kirkekaffe).
FASTE ÅRLIGE GUDSTJENESTER MED DIAKONALE TEMA:
- Allehelgens- og minnegudstjenester for alle som har mistet noen (det har vi allerede).
- Menneskerettighetssøndagen, søndagen for de forfulgte. Den ligger inne i gudstjenesteplanen.
- Skaperverkets dag. Den ligger inne i gudstjenesteplanen.
Vedtak enstemmig: Settes opp som egen sak på neste møte.
M-sak 43/22: Diakoniutvalg
Oppfølgingssak fra forrige møte.
Det er ønskelig at vi prøver å få satt ned et diakoniutvalg i Karlsøy sokn. Saksopplysninger:
Hvordan starte et diakoniutvalg?
Det er menighetsrådet som har ansvaret for å opprette et diakoniutvalg. De utfordrer gjerne en-to personer som får i oppgave å få med seg flere til et diakoniutvalg.
Diakoniutvalgets oppgave er hovedsakelig å skape inspirasjon og være «tenketank» for, og om menighetens diakonale arbeid. Utvalget vil i seg selv også være en ressursgruppe for menighetsrådet i saker som handler om diakoni, og utvalget kan også fungere som en gruppe/et lite omsorgsfelleskap som det er godt å være en del av.
Diakoniutvalget bygger på Guds ord og den norske kirkes bekjennelse, og har som oppgave å legge til rette for nestekjærlighet i praksis.
Diakoni skjer alltid i en samfunnsmessig kontekst fordi kirken er en del av samfunnet lokalt, nasjonalt og globalt. Spennet er stort, alt fra den hverdagslige omsorgen for naboen, til arbeid for klima og til internasjonalt solidaritetsarbeid mot urettferdighet.
Diakoniutvalgets oppgaver kan være:
Å skape inspirasjon, forståelse og engasjement om hva diakoni er. Et tips: start gjerne utvalgsmøtene med å lese «Plan for Diakoni i DnK», (under godkjenning i Kirkerådet våren 2020), og reflekter/samtal om aktuelle temaer i planen, og knytt refleksjonen til det stedet dere bor. Hvilke diakonale behov eller utfordringer er aktuelle i deres nærmiljø /lokalsamfunn/menighet?
I hvilken aldergruppe er «nøden» / utfordringene størst? Hva har dere lyst til å starte med?
Ikke tenk konkrete tiltak før det har gått en stund, la det være et prosessarbeid i utvalget – til dere har lest gjennom hele planen.
Start deretter en prosess med å utarbeide lokal diakoniplan (kan handle om noen få tiltak) på bakgrunn av tidligere samtaler i diakoniutvalget/behov som er til stede i menighet/lokalsamfunn, og de ressurser som finnes der.
Utarbeid lokal diakoniplan eller i samarbeid med andre menigheter i prostiet. Denne planen sendes til menighetsrådet for godkjenning, og etterpå en kopi til rådgiver i diakoni og samfunn, i Tunsberg bispedømme:
Planen revideres hvert 2. år, og evalueres gjerne årlig.
Å legge til rette for at menighetens diakonale arbeid kommer inn i menighetsrådets planer og budsjettforslag
Å rekruttere nye medarbeidere til det diakonale arbeidet
Å være samarbeidspartner og støtte for diakonen (for de menigheter som har dette)
Å samarbeide med andre arbeidsfelt i menighetene, kirkelige og humanitære institusjoner/organisasjoner, kommunens helse og sosialetater, samt med frivillige organisasjoner.
Diakoniutvalget kan bestå av 5-8 medlemmer. Minst 1 medlem er representant fra menighetsrådet fordi dette skaper sammenheng og god informasjonsflyt mellom menighetsråd og diakoniutvalg. Diakonen er sekretær i utvalget. Ellers konstituerer utvalget seg selv. Medlemmene oppnevnes for 2 år om gangen med mulighet til forlengelse.
Diakoniutvalgets medlemmer har taushetsplikt når det gjelder forhold de får vite om private forhold under sin tjeneste.
Vedtak enstemmig: Saken utsettes til møte 01/23.
M-sak 11/23: Diakoniutvalg – utsatt fra møte 03/22 og 04/22
Vedtak enstemmig: Høsten 2023 inviteres samtlige kirkeforeninger i menigheten til et felles møte i Ringvassøy kirke. Organiseringen av møtet har leder i MR, prest og kirkeverge ansvar for. Det anses som utfordrende å få til et diakoniutvalg i Karlsøy menighet. Blant annet kan et slikt felles møte bidra til at det kommer innspill til hvordan vi kan få det til.
Etter dette fellesmøtet settes saken opp på nytt i MR.
Vedtak enstemmig: Kirkevergen finner frem den gamle diakoniplanen og sender til Elsa. Hun redigerer den og legger den frem for rådet. Vi trenger ikke et eget diakoniutvalg.
M-sak 09/24: Aktivitetsplan 1. halvår 2024
Vedlegg: Utkast til aktivitetsplan 1. halvår 2024
Saksutredning:
- Menighetens møte er menighetsrådets informasjonsmøte til menigheten, og skal derfor ledes av rådet.
- Det er ønskelig at noen fra rådet deler ut gave til konfirmantene.
- Vårfesten er et arrangement i Ringvassøy kirke med kulturelle innslag. Det lages en komité på 3-4 medlemmer, som jobber fram programmet.
I 2023 så programmet i kirkeskipet slik ut:
1. Preludium v/kantor Annimari Pelli
2. Velkommen v/ Mona Benjaminsen
3. Menighetssang: «Fagert er landet»
4. Musikalsk innslag v/Ådne Johansen og Annimari Pelli
5. Ord for dagen v/ Alf Lorentsen
6. Musikalsk innslag v/ 70˚ Kor
7. Musikalsk innsalg v/ Ringvassøy musikkorps
8. Menighetssang: «No livnar det i lundar»
9. Musikalsk innslag v/kantor Annimari Pelli
10. Musikalsk innslag v/ 70˚ Kor
11. Musikalsk innsalg v/ Ringvassøy musikkorps
12. Menighetssang: «Kom mai du skjønne milde»
13. Postludium v/kantor Annimari Pelli
Programmet i menighetssalen:
Kaffe og kaker
Loddsalg
Trekning av lotteri
Vi går gjennom utkastet til Møte- og aktivitetsplanen for 1. halvår 2024, og setter inn navnene på de aktuelle rådsmedlemmene.
Vedtak enstemmig: Godkjent med de innsatte navnene.
M-sak 10/24: «Vår soknekirke»
Saksutredning: Hvordan skal vi arbeide fremover får å kunne gi ut menighetsbladet? Bladet sin inntekt er kun basert på økonomiske gaver fra leserne, det er ikke satt av penger til bladet på fellesrådets budsjett. Vi har pr. i dag penger til å gi ut et nummer til av bladet, så er kontoen tom.
Vi har ingen redaktør, vi har en redaksjonskomité som består av Elsa Knutsen, Elin S. Lockertsen, Kurt Johnny Andersen og Asle Cebakk.
Fellesrådet må diskutere veien videre for menighetsbladet.
Skal fellesrådet gi en fast sum til bladet hvert år?
Skal vi selge annonser?
Antall utgivelser pr. år?
Skal vi be næringslivet om økonomisk støtte?
Andre tiltak?
Behandling: Det er ønskelig med 2 utgivelser pr. år.
Elsa spør Ann-Rose om hun vil være redaktør.
Et fast innslag kan være «Det gode liv i Karlsøy».
Vi selger annonser til kr. 2.000,- pr. annonse.
Redaksjonskomiteen har møte 24. januar og diskuterer veien videre.
Vedtak enstemmig: Tatt til orientering.
F-sak 11/24: Arbeidsgruppe for å kartlegge arbeidet som må gjøres på alle våre kirker og kirkegårder
Saksutredning: Det er naturlig at vår kirkegårdsarbeider samt kirketjeneren i de aktuelle kirkene er med i arbeidet med å kartlegge hva som må utbedres på kirkene og kirkegårdene. Fellesrådet må diskutere hvordan vi skal gå frem for å gjøre dette arbeidet.
Vedtak enstemmig: AU tar ansvaret for arbeidet.
F-sak 12/24: Sak unntatt offentlighet Jfr.§ 13 Offentlighetsloven
Vedtak enstemmig: Vedtatt som framlagt.
F-sak 13/24: Eventuelt
Ringvassøy kirkegård Siste oppdatering fra prosjektleder Stefan. Han forklarer at ny prøvegraving er gjennomført i desember som viste positive grunnforhold. Driftsavdelingen jobber nå med å tegne opp nye tegninger med utgangspunkt i forprosjektet fra 2006, og det vil i den forbindelse bli kalt inn til nytt møte i løpet av februar/mars for å diskutere videre fremdrift.