Kommunedirektørens rolle

Kommunedirektøren har det øverste ansvaret for den løpende driften av Karsøy kommune og er øverste ansvarlig for den samlede administrasjonen i kommunen.  Kommunedirektøren har ansvar for at saker som legges fram for folkevalgte organ er forsvarlig utredet.

 

Kontakt kommunedirektøren

Kommunedirektøren kan kontaktes på leif.hovden@karlsoy.kommune.no eller på telefon 77 74 60 06

Adresse:

Karlsøy kommune 

Rådhusveien 41

9130 Hansnes

 

Kommunedirektørens ledergrupper

Strategisk ledergruppe: 

Kommunedirektør, tre etatssjefer, stabs- og økonomisjef.

  • Anita Andresen, enhetsleder plan og utvikling
  • Birgit Ovesen, enhetsleder opplærings-og kulturetaten
  • Aina Isaksen, Personal- og organisasjonssjef
  • Alf Lorentsen, etatssjef helse- og omsorg
  • Markus Ottosen, enhetsleder driftsenheten
  • Rune Stifjell, enhetsleder økonomi

Utvidet ledergruppe:

Utvidet ledergruppe består av kommunedirektør, kommunedirektørens strategiske ledergruppe, NAV-leder, og ni avdelingsledere.

Internkontrolltjeneste

Internkontroll

Internkontroll er kvalitetssikring. Hensikten med internkontroll er å sikre og dokumentere virksomhetens aktiviteter og etterlevelse av regelverk, samt at problemer, feil og mangler oppdages og unngå gjentakelse.
Kravet om internkontroll fremkommer av flere forskrifter, eksempelvis forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Internkontrollforskriften) som setter krav om internkontroll i forhold til arbeidsmiljø, brannvern m.v. Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. stiller krav til miljøfaktorer som kan ha innvirkning på barnas helse, og har egne bestemmelser om internkontroll i paragraf 4.
 
Definisjoner
Internkontroll: Å påse at krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift overholdes.

Internkontrollsystem
Systematiske tiltak som skal sikre og dokumentere at aktivitetene utøves i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. De systematiske tiltakene skal være beskrevet i administrative prosedyrer.
 
Prosedyrer
Utarbeidelse av rutiner eller prosedyrer er spesielt viktig på områder der svikt i rutinene vil kunne ha negativ innvirkning på helse, trivsel eller sikkerhet, eller der det på annen måte kan medføre brudd på forskriftens bestemmelser. Det er i tillegg viktig å kunne dokumentere hva og når forskjellige tiltak eller prosedyrer er gjennomført.
Prosedyrer skal beskrive hvilke oppgaver eller aktiviteter som skal utføres, hvordan og når, samt hvem som er ansvarlig for utførelsen. Prosedyren kan også inneholde beskrivelse av hensikten med aktiviteten, og eventuelt henvise til andre dokumenter, sjekklister og lignende. Prosedyrer skal dateres.
 
Avvikshåndtering
Dersom det oppstår et brudd på de rutiner som er definert som kritisk, vil dette ofte være et avvik. Avvik er eksempelvis svikt i rutiner, spesielle hendelser, utstyr eller innretninger som svikter, dårlige måle- eller analyseresultater eller ved brudd på forskriftsbestemmelser. Ved avvik skal dette håndteres etter egen utarbeidet avviksprosedyre. Hensikten med avviksprosedyren er å sikre at feil eller mangler rettes, at problemer løses, samt å hindre gjentagelse. Avviksprosedyren skal beskrive hva som er avvik og hva som skal avviksbehandles. Karlsøy kommune har et digitalt avvikssystem som alle medarbeidere er forpliktet til å bruke. Systemet er en del av kommunens samlede Kvalitetssystem og driftes av Kommuneforlaget (KF). Også benevnt: "Kvalitetsportalen". 

Internrevisjon
Internkontrolldokumentene skal til enhver tid beskrive virksomhetens faktiske rutiner. Det skal med andre ord være samsvar mellom det en sier at en gjør, og det som faktisk blir gjort.
For at dokumentene skal være oppdaterte, er det nødvendig å ha rutiner for gjennomgang av dokumentene, for eksempel én gang per år. Med internrevisjon menes en systematisk gjennomgang av alle dokumentene i internkontrollsystemet.

Les mer om hva et internkontrollsystem bør inneholde her.

Regelverk
Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven)
Forskrift om miljørettet helsevern
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Internkontrollforskriften)
 

Internkontrolltjenesten i Karlsøy kommune har som hovedoppgave å styrke bistanden og veiledning innen økonomi- og personalforvaltning. Internkontrollteamet skal i tillegg kunne bistå i forbedringsarbeid med økonomi- og personalstøtte i forhold til pågående utrednings- og organisasjonsarbeid. Kan også omfatte strategisk planlegging, organisasjonsutvikling, lederutvikling, og medarbeiderutvikling.
 
Teamet kan gjennomføre utredning, analyse og rådgivning innen økonomi, personalforvaltning, organisasjonsutvikling, lederutvikling og medarbeiderutvikling. For å utarbeide tiltak som iverksettes for å bedre rutiner og arbeidsprosesser, for å oppnå budsjettbalanse og styrke det helsefremmende arbeidet i avdelingene og organisasjonen. kommunedirektør, stab- og økonomisjefen og etatsjefene samarbeider om å plukke ut hvilke avdelinger og tjenestesteder som skal motta bistand. Ved interne tilsyn settes det sammen egne revisjons-/tilsynsgrupper. Dette er kommunedirektørens og etatsjefenes ansvar. De utarbeider en årlig plan for internrevisjoner og har ansvaret for eksterne tilsynsynsbesøk og svar på tilsynsrapporter. Gjelder f.eks: Fylkesmannen, Arbeidstilsynet, Tromsø brann og redning m.v.