Karlsøy kommune ble opprettet i 1837 ved innføringen av det lokale selvstyret. Ved etableringen omfattet den også Sørfjord/Ullsfjord kommune og en mindre del av Lyngen kommune. I dag ligger hele kommunen på øyer, hvorav de største er Vannøya, Reinøya, Nordkvaløya, Helgøya, Nord-Fugløya og Grytøya, samt de nordlige delene av Ringvassøya og Rebbenesøya. Kommunesenteret lå fram til 1964 på Karlsøya, som kommunen har fått navn etter. Karlsøy kommune grenser mot Tromsø i sør og sørvest, mot Lyngen i sørøst og mot Skjervøy i nordøst.
Endringer av kommunegrensene
Ved grensereguleringer i 1867 ble Sørfjord sogn overført til Lyngen kommune. Sørfjord sogn ble senere utskilt fra Lyngen som egen kommune i 1902 og endret navn til Ullsfjord kommune i 1938. Fra 1. januar 1964 ble Ullsfjord slått sammen med Tromsø kommune. Svendsbyområdet nord for Kjosen ble samtidig overført fra Ullsfjord til Lyngen kommune.
Helgøy kommune ble utskilt fra Karlsøy som egen kommune i 1886 og slått sammen med Karlsøy kommune igjen fra 1. januar 1964. Fra samme dato ble også fastlandsdelen på nordlige del av Lyngenhalvøya (Lenangen) overført fra Karlsøy til Lyngen kommune. Karlsøy kommune fikk sine nåværende grenser i 2008, da søndre del av Reinøya ble overført til Karlsøy fra Tromsø kommune.
De kommunale arkivene omfatter materiale fra alle Karlsøy kommunes historiske områder. Dette inkluderer arkivene fra Helgøy kommune i sin helhet, materiale fra sørlige del av Reinøya fra 2008, samt eldre materiale fra områder som i dag tilhører Lyngen kommune og tidligere Sørfjord/Ullsfjord kommune. En del av det eldre arkivmaterialet kan imidlertid være tapt eller være integrert i de senere sammenslåtte kommunenes arkiver.
Innsyn i arkivene
Postjournaler, samt møteoversikter og saksdokumenter fra politiske råd og utvalg fra 2018 og fram til i dag er tilgjengelige via Karlsøys kommunes hjemmeside. Hovedregelen er at alle kan kreve innsyn i saksdokumenter og journaler, jfr Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova). Søknad om innsyn i korrespondanse og andre sakspapirer på postlisten kan sendes direkte via fanen «Postjournal» på hjemmesiden. Dokumenter og møteprotokoller fra politiske møter er publiserte i sin helhet på hjemmesiden under fanen «Politikk/Møteplaner og saker».
Arkivmateriale som er fra 2017 eller eldre kan søkes innsyn i ved å kontakte skanken/postmottak på telefon 777 46 000 , på e-post til postmottak@karlsoy.kommune.no eller via e-dialog (egen lenke under fanen «Kontakt oss»).
Ved slike henvendelser er det viktig å oppgi så fullstendige opplysninger som mulig, slik at det kan gjenfinnes på en enkel måte. Viktige opplysninger er årstall/dato på henvendelse eller søknad, navn på sakspart, saksnummer eller gårds- og bruksnummer, samt noen ord om hvilke dokumenter det handler om og kontaktopplysninger (e-post eller postadresse), om dette ikke framgår av selve forespørselen.
Svarfristen for enkle innsynsforespørsler er normalt 3 arbeidsdager. For mer arbeidskrevende forespørsler kan det ta lengre tid. Beregnet saksbehandlingstid oppgis da i et «foreløpig» skriftlig svar innen 3 arbeidsdager.
For innsynsforespørsler som gjelder personopplysninger (f.eks. fra skole eller barnehage, PPT, barnevern, helsestasjon, personalmapper m.m.) er svarfristen normalt 30 dager. Om dette ikke er mulig oppgis årsak og beregnet saksbehandlingstid i et «foreløpig» svar innen 30 dager. Slike henvendelser må inneholde bekreftet kopi av gyldig legitimasjon for den personopplysningene gjelder (eller foresatt), for å være sikker på at sensitive opplysninger ikke sendes til feil person. Svar på innsynsforespørsler som gjelder personopplysninger sendes alltid digitalt via Altinn/digital postkasse eller i brev til folkebokført adresse.
Arkiv Troms
Karlsøy kommune inngår i et interkommunalt arkivfellesskap, sammen med andre kommuner i tidligere Troms fylke: Interkommunalt arkiv Troms (Arkiv Troms). Arkiv Troms holder til i lokalene til Statsarkivet i Tromsø og fungerer som arkivdepot for eldre, deponert arkivmateriale. I tillegg driver de kurs og opplæring for kommunalt ansatte, samt informasjon og formidling av kommunalt arkivmateriale for alle interesserte. Ytterligere informasjon finnes på Arkiv Troms hjemmeside: www.arkivtroms.no .
Arkiv Troms har også egne opplegg for skoler og skoleklasser som ønsker å komme på besøk, samt en helt ny arkivformidlingsside for barn og unge: www.tidsmaskintroms.no som er vel verdt et besøk.
Fra Karlsøy kommune har vi så langt hovedsakelig deponert arkivmateriale som er fra 1980-tallet eller eldre. Også forespørselser om innsyn i dette materialet skal som en hovedregel adresseres til Karlsøy kommune (se kontaktinformasjon over), slik at vi kan undersøke om dette er deponert og hjelpe Arkiv Troms med gjenfinningen av materialet.