Rådmannens ledergrupper

Strategisk ledergruppe: (ukentlige møter)

Rådmann, tre etatssjefer, stabs- og økonomisjef.

Utvidet ledergruppe: (kvartalsvise møter)

Rådmann, tre etatssjefer, stabs- og økonomisjef, NAV-leder, samt ni avdelingsledere, herav fire fra helse- og omsorgsetaten, tre fra opplæringsetaten og to fra drifts- og utviklingsetaten.

 

 

 

Internkontrolltjeneste

Internkontroll

Internkontroll er kvalitetssikring. Hensikten med internkontroll er å sikre og dokumentere virksomhetens aktiviteter og etterlevelse av regelverk, samt at problemer, feil og mangler oppdages og unngå gjentakelse.
Kravet om internkontroll fremkommer av flere forskrifter, eksempelvis forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Internkontrollforskriften) som setter krav om internkontroll i forhold til arbeidsmiljø, brannvern m.v. Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. stiller krav til miljøfaktorer som kan ha innvirkning på barnas helse, og har egne bestemmelser om internkontroll i paragraf 4.
 
Definisjoner
Internkontroll: Å påse at krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift overholdes.

Internkontrollsystem
Systematiske tiltak som skal sikre og dokumentere at aktivitetene utøves i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. De systematiske tiltakene skal være beskrevet i administrative prosedyrer.
 
Prosedyrer
Utarbeidelse av rutiner eller prosedyrer er spesielt viktig på områder der svikt i rutinene vil kunne ha negativ innvirkning på helse, trivsel eller sikkerhet, eller der det på annen måte kan medføre brudd på forskriftens bestemmelser. Det er i tillegg viktig å kunne dokumentere hva og når forskjellige tiltak eller prosedyrer er gjennomført.
Prosedyrer skal beskrive hvilke oppgaver eller aktiviteter som skal utføres, hvordan og når, samt hvem som er ansvarlig for utførelsen. Prosedyren kan også inneholde beskrivelse av hensikten med aktiviteten, og eventuelt henvise til andre dokumenter, sjekklister og lignende. Prosedyrer skal dateres.
 
Avvikshåndtering
Dersom det oppstår et brudd på de rutiner som er definert som kritisk, vil dette ofte være et avvik. Avvik er eksempelvis svikt i rutiner, spesielle hendelser, utstyr eller innretninger som svikter, dårlige måle- eller analyseresultater eller ved brudd på forskriftsbestemmelser. Ved avvik skal dette håndteres etter egen utarbeidet avviksprosedyre. Hensikten med avviksprosedyren er å sikre at feil eller mangler rettes, at problemer løses, samt å hindre gjentagelse. Avviksprosedyren skal beskrive hva som er avvik og hva som skal avviksbehandles. Karlsøy kommune har et digitalt avvikssystem som alle medarbeidere er forpliktet til å bruke. Systemet er en del av kommunens samlede Kvalitetssystem og driftes av Kommuneforlaget (KF). Også benevnt: "Kvalitetsportalen". 

Internrevisjon
Internkontrolldokumentene skal til enhver tid beskrive virksomhetens faktiske rutiner. Det skal med andre ord være samsvar mellom det en sier at en gjør, og det som faktisk blir gjort.
For at dokumentene skal være oppdaterte, er det nødvendig å ha rutiner for gjennomgang av dokumentene, for eksempel én gang per år. Med internrevisjon menes en systematisk gjennomgang av alle dokumentene i internkontrollsystemet.

Les mer om hva et internkontrollsystem bør inneholde her.

Regelverk
Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven)
Forskrift om miljørettet helsevern
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Internkontrollforskriften)
 

Internkontrolltjenesten i Karlsøy kommune har som hovedoppgave å styrke bistanden og veiledning innen økonomi- og personalforvaltning. Internkontrollteamet skal i tillegg kunne bistå i forbedringsarbeid med økonomi- og personalstøtte i forhold til pågående utrednings- og organisasjonsarbeid. Kan også omfatte strategisk planlegging, organisasjonsutvikling, lederutvikling, og medarbeiderutvikling.
 
Teamet kan gjennomføre utredning, analyse og rådgivning innen økonomi, personalforvaltning, organisasjonsutvikling, lederutvikling og medarbeiderutvikling. For å utarbeide tiltak som iverksettes for å bedre rutiner og arbeidsprosesser, for å oppnå budsjettbalanse og styrke det helsefremmende arbeidet i avdelingene og organisasjonen. Rådmannen, stab- og økonomisjefen og etatsjefene samarbeider om å plukke ut hvilke avdelinger og tjenestesteder som skal motta bistand. Ved interne tilsyn settes det sammen egne revisjons-/tilsynsgrupper. Dette er rådmannens og etatsjefenes ansvar. De utarbeider en årlig plan for internrevisjoner og har ansvaret for eksterne tilsynsynsbesøk og svar på tilsynsrapporter. Gjelder f.eks: Fylkesmannen, Arbeidstilsynet, Tromsø brann og redning m.v.

Internkontrollteamet består av:

 Kristian Eldnes, Spesialrådgiver.

Rune Stifjell, stab- og økonomisjef

Line Robertsen, Regnskapsleder 

Unni With, Rådgiver

Annie Jensen, Personalkonsulent/Jurist

NAV

NAV Karlsøy er finansiert av Karlsøy kommune og staten. Ranveig Lockertsen Mele er leder for NAV og hun rapporterer direkte til rådmannen. Mele deltar i rådmannens utvidede ledergruppe.

Klikk her for å komme til NAV sin hjemmeside

Rådgivere

To rådgivere er for tiden direkte underlagt rådmannen og rapporterer til han. De jobber med felles- og støtteoppgaver for hele organisasjonen. Det kan være rådgivning, veiledning, saksbehandling, kursing og coaching. De gir også lederstøtte, bistand i forhold til lov, forskrifter og reglementer/fullmakter samt regelverk knyttet til saksbehandling. Rådgiverne jobber også med konkrete oppdrag/oppgaver innenfor strategisk planlegging, organisasjons-, leder og medarbeiderutvikling. Spesialrådgiver jobber i tillegg med næringsutvikling og kommunikasjon. Han deltar fast i rådmannen strategiske ledergruppe samt rådmannens utvida ledergruppe. Rådgiver jobber i 50 % stilling med flyktningetjenesten. Prosjektarbeid, inkludert prosjektledelse inngår også i stillingsbeskrivelsen for begge rådgiverne.

Spesialrådgiver: Kristian Eldnes.                                                                

                                                      Mob.tlf: 97421654     E-mail: kristian.eldnes@karlsoy.kommune.no

Rådgiver:           Unni With.

                                                      Mob.: 480 77 589      E-mail:unni.with@karlsoy.kommune.no